المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من أهم المراكز الموجودة بالمملكة لما لها من منزلة الأرشيف الوطني لجميع وثائق المملكة العربية السعودية، فهو المسؤول الأول في المملكة عن الإشراف والمتابعة وحفظ كافة الوثائق الإدارية والمالية الهامة وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها على نحو يسهل تداولها بسرعة منظمة.
حيث أنشئ المركز لتحقيق عدة أهداف ومهام أبرزها إعادة ترميم الوثائق القديمة ذات قيمة وحفظها من عوامل البيئة، وحفظ المستندات التي تجسد أعمال الدولة وتاريخ المملكة.
لكي يتمكن المركز من تحقيق أهدافه المرجوة منه تم تأسيس هيئة ذات اختصاصات محددة؛ تساهم في تقديم اقتراحات من أجل تحسين وتطوير مهامه وخدماته التي يقدمها للأفراد والجهات الحكومية.
مقلب آلة الزمن| خالد البري| رواية صحفية في دقائق
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات السعودي أنشئ بمرسومٍ ملكي يحمل رقم (م/55) في الثالث والعشرون من شهر شوال عام 1409هجريًا بقرار من مجلس الوزراء، وذلك عقب الاطلاع على المعاملات التي بناءً عليها تم إعداد مشروع نظام المركز.
ترتبط الأعمال الإدارية التابعة للمركز برئيس الديوان الملكي، بينما تحدد السياسات التي يتبع نهجها من قِبل هيئة خاصة تشكل من عدة أعضاء أبرزهم الأمين العام لمجلس الوزراء، ورئيس هيئة الخبراء بمجلس الوزراء، والمدير العام للمركز.
إلى جانب الأعضاء الممثلين لأهم المكتبات بالمملكة السعودية وهم: الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز، الأمين العام لمكتبة الملك عبد العزيز العامة، الأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية، نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات، إضافةٍ إلى ثلاثة من خبراء أعضاء التدريس في الجامعات المختصين بشؤون الوثائق والمحفوظات.
يخول لتلك الهيئة وضع الخطط والمقترحات العامة للمركز والإشراف على تنفيذها، كما لها أن تحديد تقترح الأنظمة واللوائح المناسبة والتي تساهم في الارتقاء بدور نظام الوثائق والمحفوظات.
تأسس المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لتنفيذ عدة مهام تم تحديدها في نصوص ومواد فقرات المرسوم الملكي الذي نظم أعمال ومهام المركز ومن أبرز تلك المهام ما يلي:
تشكلت تلك اللجنة بأمر عام رقم (372/م) في عام 1417هجريًا لتنفيذ بعض من مهام المركز، حيث تأسست لضمان تطبيق لوائح وبرامج وخطط المركز بشأن الوثائق على أكمل وجه، بالإضافة إلى كونها المرجع الرئيسي والأول لشؤون الوثائق.
يقع على عاتقها دراسة اللوائح والخطط الصادرة من اللجان المختصة والتي تخص وثائق الجهاز، والتأكد من صحة البيانات والمعلومات المتعلقة بالمستندات المقدمة للمركز.
الإشراف على تنسيق أداء اللجان و التأكد من تنفيذ واجبات فريقها، ذلك بخلاف أنها من تقوم بتسمية أعضاء لجان وثائق الجهاز الحكومي واعضاء فريق كل عمل.
تقديم كافة الحلول التنظيمية والإجرائية التي تحسن من جودة أعمال المركز وتبسط وتختصر أداء مهامه لضمان تأسيس أنواع وثائق هادفة لا غنى عنها.
أصدر قرار عام في تاريخ 21/7/1416هجريًا ينص على جميع الوثائق التي انتهت فترة حفظها في الجهاز وتتميز بإنها وثائق دائمة الحفظ يتم ترحيلها للمركز لأرشفتها، كما تضمن القرار أيضًا طرق ترتيب الوثائق ومدد حفظها، وكذلك قوائم ونماذج الخاصة بالترحيل.
من المهام الأساسية التي نصت عليها لوائح المركز وصدر بشأنها قرار في عام 1421هجريًا “مهمة توفير الوثائق والمحفوظات”، فمن خلالها يتم توفير قاعدة ضخمة من المعلومات والبيانات الخاصة بالوثائق والمحفوظات الإدارية والمالية لجميع المستفيدين.
كما حدد القرار الضوابط والتعليمات التي بناءً عليه تتم عملية التزويد بالوثائق أو صورًا منها عند حاجه إحدى الجهات الحكومية لها، أو قطاع الجهاز أو إحدى فروع الإدارية.
تضمنت أيضًا مهام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ضرورة تزويد الباحثين بالوثائق العامة التي يحتاجون إليها في مجال دراستهم، سواء تزويد بالاطلاع والقراءة أو الحصول على نسخ مصورة منها، ولكن ذلك القرار لا يطبق على الوثائق والمحفوظات السرية.
تعد من أهم مهام المركز إيداع أصول من كافة أنواع الوثائق الدائمة وهي: المراسم الملكية، القرارات السامية والتعاميم العامة، وثائق المتضمنة لقرار مجلس الوزراء، المعاهدات التي تبرمها المملكة، الجداول والخرائط الملحقة بالاتفاقيات، وثائق جميع الأنظمة، قرارات مجلس الشورى.
كما يحق للمركز إيداع الوثائق الخاصة بالجهات الحكومية، والمؤسسات والشركات وأيضًا الأفراد، وذلك للوثائق التي تصدر منهما متضمنة قواعد عامة.
حرص مركز الوثائق والمحفوظات على مواكبة التقدم التكنولوجي الهائل والتحول الرقمي الذي تسعى المملكة السعودية لتطبيقه وبادر بتوثيق جميع المحفوظات والأصول والنسخ من الوثائق بشكل آلي، حيث قام بنظام أرشيف إلكتروني من خلاله يسهل سرعة الوصول للبيانات والمعلومات عند الحاجه إليها، بالإضافة لضمان حفظها بصورة دائمة.
صدر قرار سامي في تاريخ 4/5/1422هجريًا يتضمن تولي إدارة التحرير والنشر التابعة للمركز الوطني مهمة إعداد الوثائق والمعاهدات وتنظيمها وطباعتها ونشرها، ويتم طباعة الوثائق في المطابع الحكومية ويتم نشرها في كافة الفروع التابعة لوزارة المالية بمختلف المناطق والمدن.
معركة ترامب – نانسي بيلوسي: سباب متبادل.. مكايدات.. شماتة.. ومحاولتا عزل | تايم لاين في دقائق
تأسس المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لتحقيق أهداف تساهم في خدمة الأفراد والمؤسسات والهيئات الحكومية، ومن أهم الأهداف التي يسعى لها ما يلي:
في إطار سعى المركز في توفير أسهل وأسرع الطرق التي تحفظ الوثائق وتفهرسها قام بتوفير الخدمات الإلكترونية، والتي بدورها تقدم خدمات للأفراد تساهم في تقديم الدعم للبحث العلمي بتوفير وثائق عملية وعلمية يمكن الحصول عليها إلكترونيًا، فضلًا عن الخدمات المتوفرة للجهات الحكومية التي تسهل عليهم الوصول لأعمالهم.
إضافةٍ لإبرام الاتفاقيات والتعاون مع الجهات الإقليمية؛ لتبادل الخبرات في كل ما يتعلق بتطوير المركز وإيجاد طرق جديدة ومبتكرة لصيانة وفهرسة المحفوظات.
شملت أهدافه ترميم كافة الأوراق والمستندات الأصول والصور التي رحلت له من الجهات الحكومية وإعادتها لطبيعتها، فإن تلك الوثائق تكون عادةً تعرضت لسوء التخزين وتراكم عليها الأتربة.
نتيجة لسوء المعاملة والتخزين الغير سليم تراكمت الفطريات والحشرات على تلك المحفوظات والوثائق، لذا يقوم المركز بتعقيمها بطريقة آمنة وسليمة لتصبح قابلة للتداول مرةً أخرى؛ ويتم استخدام غاز الإوزون للتعقيم، بالإضافة لتوفير أماكن رطوبتها ودرجة حرارتها مناسبة لتخزين وحفظ المحفوظات والوثائق.
إلى جانب إجراءات الحفظ التي تتم على أعلى مستوى يقوم المركز بإتلاف الأوراق غير النافعة، وذلك بناءً على لائحة خاصة بالإتلاف.
لقد سبق وذكرنا بإن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو الأرشيف المسؤول عن حفظ كافة أنواع الوثائق الرسمية وكل ما يتضمن قواعد وقوانين عامة، ولعل من أكثر الوثائق أهمية يحرص المركز على صيانتها وفهرستها ما يلي:
يحرص المركز على حفظ الوثائق الخاصة بوظائف الموارد البشرية مثل: أوراق صرف الرواتب، والمكافآت، الإجازات، الترقيات، مستندات نهاية الخدمة، أوراق التعيينات وحركة الموظفين، ميزانيات المشاريع.
أنواع الوثائق الخاصة بعمليات تطوير المؤسسات الحكومية أو إحدى فروعها، كذلك المستندات التي توضح الهياكل التنظيمية لمؤسسة ما.
يحتفظ المركز بنسخة من الوثائق الخاصة بوسائل الإعلام، وأيضًا المحفوظات التي تتضمن معلومات وبيانات عن برامج ثقافية أو برامج إعلانية بغرض التوعية.
الكرواسون احتفال بهزيمة العثمانيين.. 7 إضافات أخرى حققتها الحروب للبشرية | قوائم في دقائق
أنواع الوثائق التي تتضمن خدمات مقدمة للجهاز الحكومي من وسائل نقل، وخدمات للمبنى وكل ما يتعلق بتقديم معلومات أو خدمة للجهاز.
أما وثائق الأمن والسلامة التي تتضمن قواعد ومبادئ عامة يتأثر بها أمن وسلامة المملكة ومواطنيها.
الأنواع التي تتضمن ميزانيات خاصة بالتخطيط والتطوير اللازم للهيئات والإدارات، وكذلك المستندات الخاصة بالتقارير النهائية للإحصائيات بشتى أنواعها.
بالإضافة إلى الوثائق المتعلقة بالإسكان وتفاصيل الإشراف على صيانة وتوزيع المباني.
موضوعات متعلقة
نسخة للطباعة
